مخبر - 1398/02/23 - مهارت های ضروری برای مدیریت تقویم

مهارت های ضروری برای مدیریت تقویم
تنظیم عادت ها، برنامه های روزمره، قرار ملاقات و جلسه ها براساس برنامه ی منظم تقویم به افزایش تمرکز و بهره وری کمک می کند.
مهارت های ضروری برای مدیریت تقویم

عادت های تقویم تأثیر چشمگیری بر موفقیت و بهره وری می گذارند. بدون مدیریت صحیح تقویم، نمی توانید به درستی روی کارتان تمرکز کنید با بازدهی خوبی داشته باشید. درادامه، به هشت روش برای مدیریت تقویم اشاره کرده ایم. پس، با زومیت همراه باشید.1. یکپارچه سازیوقتی بحث تقویم مطرح می شود، اولویت ها به یاد می آیند. بعضی افراد به دستورالعمل های کاغذی وابسته اند و برخی دیگر به تقویم های بزرگ دیواری عادت دارند و برخی هم نمی توانند بدون اپلیکیشن تقویم آنلاین زندگی کنند. تا وقتی فعالیت منظم و سودمندی داشته باشید، استفاده از تقویم مفید است. معمولا دلیل استفاده از تقویم، حس خوبی است که منتقل می کند؛ اما بعضی تقویم ها به دلیل گزینه های زیاد، کاربر را گیج می کنند. برای مثال، قرار ملاقاتی در برنامه ی کاربر وجود دارد و به صورت خودکار قرار دیگری به تقویم آنلاین او اضافه می شود و کاربر را گیج می کند.برای مدیریت حرفه ای تقویم، برنامه ریزی های خود را فقط براساس تقویم انجام دهید؛ درنتیجه همه چیز سر جای خود قرار خواهد گرفت. همین موضوع برای کل ابزارهای بهره وری صدق می کند. کمتر، بهینه تر است. برای مثال، فقط می توانید از Google Calendar و ابزار مدیریت وظیفه مثل Wunderlist و دفتر یادداشتی مثل Moleskine استفاده کنید.

مدیریت تقویم2. تنظیم برنامه ی روزمرهجان رمپتون می گوید هرشب قبل از خواب، ایده ی واضحی از کارهای فردای خود دارد. همچنین، درکی کلی از کارهای هفته یا ماه یا سال آینده دارد. او از تقویم آنلاین برای تنظیم برنامه های روزمره ی خود استفاده می کند. رمپتون در تقویمش بازه های زمانی مشخصی برای هرکدام از فعالیت ها در نظر گرفته است. بدین صورت نظم تقویم حفظ می شود و جلسه ها و وظایف با یکدیگر تداخل پیدا نمی کنند. پیش رفتن براساس برنامه، بهره وری را هم افزایش می دهد.مقاله های مرتبط:

  • آموزش ساخت تقویم بازاریابی محتوا
  • راهنمای جامع افزایش بهره وری به کمک مدیریت زمان3. گروه بندی فعالیت های مشابه در بلوک هاتابه حال، چند مرتبه مجبور شدید کار خود را در میانه رها کنید، تنها به این دلیل که باید به جلسه می رفتید یا به ایمیل پاسخ می دادید؟ این وقفه ها مانع بهره وری می شوند؛ به همین دلیل پس از ایجاد وقفه، معمولا به 25 دقیقه زمان لازم دارید تا بتوانید وظایف خود را از سر بگیرید.برای اطمینان از پیشرفت در مسیر، سعی کنید از چندوظیفگی اجتناب کنید و وظایف را بدین ترتیب انجام دهید:
    • زمان بندی و گروه بندی وظایف مشابه با یکدیگر منجر به کاهش استرس و صرفه جویی در زمان می شود. ازآنجاکه مرتب از وظیفه ای به وظیفه ی دیگر پرش نمی کنید، تمرکز و انرژی هم حفظ می شوند. برای مثال، سعی کنید در تقویم، محدوده ی زمانی مشخصی برای پاسخ گویی به ایمیل و محدوده ی دیگری برای کار بی وقفه در نظر بگیرید.
    • جلسه های مشابه در یک روز را زمان بندی کنید تا جریان کارهایتان حفظ شوند.
    • محدوده ی زمانی وقت آزاد و استراحت و ناهار را هم زمان بندی کنید. بدین ترتیب، فرصت استراحت و تمرکز مجدد را پیدا می کنید و می توانید با قدرت به کارتان ادامه دهید.
    4. بهینه سازی جلسه های متعددهنگام زمان بندی جلسه ها، زمان پیش فرض تقویم آنلاین همیشه یک ساعت است. البته، برای تمام جلسه ها لازم نیست یک ساعت وقت بگذارید. برای مثال، 10 دقیقه تماس تلفنی برای جلسه ی معرفی کافی است. با اختصاص این زمان، حتی اگر احساس کردید جلسه به سودتان نیست، تنها 10 دقیقه از زمان خود را از دست داده اید.با تنظیم تقویم برای کارهای روزمره از تداخل کارها جلوگیری کنیددر صورت داشتن شناخت از مخاطب، 45 دقیقه زمان برای جلسه و 15 دقیقه هم برای گفت وگویی در کافی شاپ در نظر بگیرید. اگر می خواهید مشاوره بدهید، مکالمه را به 10 تا 15 دقیقه محدود کنید. برای نشست های هفتگی کارکنان هم 20 تا 30 دقیقه کافی است. تمام جلسه ها به زمان یکسانی نیاز ندارند. قبل از تنظیم جلسه، محدوده ی زمانی ایده آل را تنظیم کنید.5. جلسه های متوالی را حذف کنیددر برنامه ریزی جلسه ها، از قرار ملاقات های متوالی اجتناب کنید. در این صورت، احتمال دیررسیدن به جلسه ی دوم کمتر خواهد بود؛ زیرا معمولا بعضی جلسه ها بیشتر از حدمعمول طول می کشند و باید چند دقیقه را صرف آماده سازی کنید یا ممکن است در ترافیک بمانید.معمولا 15 دقیقه زمان خالی بین جلسه ها در نظر بگیرید. اگر می خواهید به جای دورتری بروید، 30 دقیقه در نظر بگیرید. با این کار تمرکز شما حفظ می شود و هرگز دیر به قرار ملاقات نمی رسید.

    تقویم کاغذی6. حذف بی نظمی هابی نظمی باعث می شود کنترل خود بر تقویم را از دست بدهید. بی نظمی در تقویم را می توان به این موارد خلاصه کرد:

    • جلسه های تکراری مثل نام نویسی ها
    • ملاقات بدون دستور جلسه یا هدف
    • رویدادهای متوالی نامتناسب با برنامه ی شما
    • پرکردن تقویم با وظایف دقیقه ای
    • زمان بندی فعالیت های ثانویه مانند پیاده روی صبحگاهی
    • سپردن کارها به دیگران
    چند دقیقه وقت بگذارید و تقویم خود را منظم کنید. در چنین شرایطی، مدیریت تقویم ساده تر خواهد بود.7. نه گفتن را بیاموزیداگر همیشه به تمام درخواست ها و اشخاص «بله» بگویید، تقویم پر از وظایف و رویدادهایی می شود که به شما تعلق ندارند. درواقع، به جای اینکه برای خودتان وقت بگذارید، مجبور می شوید به دیگران در تکمیل وظایفشان کمک کنید. به جای اینکه آخر هفته ها بتوانید به پیاده روی یا کلاس آشپزی دلخواهتان بروید، مجبور می شوید به جلسات ناخواسته بروید. البته، نه گفتن به این معنی نیست که هیچ وقت به هیچ درخواستی بله نگویید؛ بلکه به این معنی است که مرزهای مهارشدنی برای تقویمتان در نظر بگیرید.8. مرور هفتگیاین اصل برگرفته از کتاب «انجام امور» اثر دیوید آلن است که این گونه تعریف شده است:از دیدگاه کاربردی، مرور کارها از سه بخش تشکیل شده است: شفافیت و استفاده از زمان حال و خلاقیت. شفافیت پردازش کل اطلاعات را تضمین می کند. زندگی در لحظه یا زمان حال هم تضمین می کند تمام نقشه ها یا فهرست ها به روز هستند. خلاقیت هم به صورت خودکار با انجام دو بخش اول به دست می آید.بنابراین، قبل از پرکردن تقویم با ملاقات های تکراری، مرور هفتگی خود را بدین صورت انجام دهید:
    • مرور گذشته: به تقویم هفته ی گذشته نگاه کنید. شاید کاری مثل ارسال ایمیل را از قلم انداخته باشید.
    • مرور طرح های آینده: در این مرحله، جلسه ها و نشست های آینده به شما یادآوری می شود و برای آن ها آماده می شوید.
    • آغاز هفته با ذهنیت مثبت: با مرور تقویم در روزهای آغاز هفته، برای انجام کارها آمادگی ذهنی لازم را به دست می آورید.

  • محتوای این خبر به صورت خودکار از سایتهای مورد تایید ج.ا دریافت شده و بدون هیچ دخل و تصرفی نمایش داده می شود. اگر به هر دلیلی نیاز است که خبر حذف شود، لطفا از این لینک استفاده نمایید تا در اسرع وقت اقدام شود.
    کلیدواژه های این خبر
    خودکار   انرژی   تقویم   کاغذی   مدیریت صحیح   گروه بندی   زومیت   ناهار   کاهش استرس   اپلکیشن   افزایش بهره وری   بهینه سازی   مقاله   بازدهی   بازاریاب   سودمندی   پست الکترونیک   آنلاین   صرفه جویی  
    اخبار مرتبط
    چرا بهره وری بیشتر از بازدهی اهمیت دارد؟
    زومیت
    بهره وری، شروع حرکت به سمت توسعه یافتگی
    خبرگزاری شانا
    امضای تفاهم نامه باسلام با شرکت ملی پست ایران
    آی تابناک
    امضای تفاهم نامه باسلام با شرکت ملی پست ایران
    زومیت
    راهنمای جامع ویدئو مارکتینگ
    زومیت
    ضرورت توجه به بهینه سازی مصرف سوخت در بخش صنعت
    خبرگزاری شانا
    آموزش انتقال فایل از آیفون به اندروید و برعکس به 8 روش
    ستاره
    معرفی اپلیکیشن Tasker: ابر برنامه ای مفید و جالب برای انجام خودکار وظایف مختلف
    موبنا
    عادت های تقویم چیست؟!
    انتخاب
    سفارش آنلاین از سوپرمارکت ها با اسنپ فود
    زومیت
    چک الکترونیکی می آید
    شبستان
    زوم اپ: RAW+؛ ثبت عکس های خام و حرفه ای با آیفون
    زومیت
    معرفی استارتاپی برای مدیریت کارمندان دورکار
    زومیت
    ون مفهومی فورد ترانزیت با سیستم گرمایش هوشمند رونمایی شد
    زومیت
    خرید بلیط ارزان هواپیما پیک خورشید با ترانسفر رایگان
    کلیک
    فیسبوک و چالشی برای تبدیل شدن به WeChat
    زومیت
    نکاتی ضروری که هر فریلنسری باید بداند
    افکار نیوز
    کار در خانه؛ با آسودگی خاطر و بازدهی بالا
    پارسینه
    کار در خانه؛ با آسودگی خاطر و بازدهی بالا
    برترین ها
    مدیریت کارآمد وقفه های بین کار
    زومیت
    برای راه اندازی کسب و کار آنلاین موفق چه کنیم؟
    باشگاه خبرنگاران
    گوگل همواره ایمیل های شما را می خواند
    زومیت
    آموزش بکاپ گرفتن از پیامک در اندروید
    اقتصاد نیوز
    آموزش بکاپ گرفتن از پیامک در اندروید
    زومیت
    ساعات کاری بیشتر به کیفیت کاری بیشتر نمی انجامد
    زومیت
    آموزش بازاریابی دیجیتال، بخش اول: ضرورت، ابزارها و تاکتیک ها
    زومیت
    معرفی برترین ابزار ویرایش فایل های PDF
    زومیت
    نسخه باز طراحی شده جی میل عرضه شد
    آی تابناک
    نسخه باز طراحی شده جی میل عرضه شد؛ پشتیبانی از حالت «محرمانه»
    کلیک
    جیمیل جدید با رابط کاربری مدرن و ویژگی های دیگر منتشر شد
    زومیت
    روحيه بهتردر محل کار با اين روشها
    شفا آنلاین
    سيستم عامل اپل در گذر زمان
    تک فارس
    معرفی 7 راهبرد برای بهینه سازی سلامت ذهنی کارآفرینان
    خرداد نیوز
    یادگیری ماشین چگونه بازاریابی را بهبود می دهد
    زومیت
    با نوا 3e هواوي و مهم ترين ويژگي هاي آن آشنا شويد
    زومیت
    حمايت از کالاي ايراني در گرو بازاريابي خارجي است
    سایت جماران
    چهار روش براي بهبود مديريت ايميل
    میزان
    اسنپ اپليکيشن جذب راننده معرفي کرد
    زومیت
    اسنپ از اپليکيشن جديد خود در حوزه جذب راننده رونمايي کرد
    خبرگزاری دانشجو
    اخبار مرتبط
    bltزومیت : چرا بهره وری بیشتر از بازدهی اهمیت دارد؟
    bltخبرگزاری شانا : بهره وری، شروع حرکت به سمت توسعه یافتگی
    bltآی تابناک : امضای تفاهم نامه باسلام با شرکت ملی پست ایران
    bltزومیت : امضای تفاهم نامه باسلام با شرکت ملی پست ایران
    bltزومیت : راهنمای جامع ویدئو مارکتینگ
    bltخبرگزاری شانا : ضرورت توجه به بهینه سازی مصرف سوخت در بخش صنعت
    bltستاره : آموزش انتقال فایل از آیفون به اندروید و برعکس به 8 روش
    bltموبنا : معرفی اپلیکیشن Tasker: ابر برنامه ای مفید و جالب برای انجام خودکار وظایف مختلف
    bltانتخاب : عادت های تقویم چیست؟!
    bltزومیت : سفارش آنلاین از سوپرمارکت ها با اسنپ فود
    bltشبستان : چک الکترونیکی می آید
    bltزومیت : زوم اپ: RAW+؛ ثبت عکس های خام و حرفه ای با آیفون
    bltزومیت : معرفی استارتاپی برای مدیریت کارمندان دورکار
    bltزومیت : ون مفهومی فورد ترانزیت با سیستم گرمایش هوشمند رونمایی شد
    bltکلیک : خرید بلیط ارزان هواپیما پیک خورشید با ترانسفر رایگان
    bltزومیت : فیسبوک و چالشی برای تبدیل شدن به WeChat
    bltافکار نیوز : نکاتی ضروری که هر فریلنسری باید بداند
    bltپارسینه : کار در خانه؛ با آسودگی خاطر و بازدهی بالا
    bltبرترین ها : کار در خانه؛ با آسودگی خاطر و بازدهی بالا
    bltزومیت : مدیریت کارآمد وقفه های بین کار
    bltباشگاه خبرنگاران : برای راه اندازی کسب و کار آنلاین موفق چه کنیم؟
    bltزومیت : گوگل همواره ایمیل های شما را می خواند
    bltاقتصاد نیوز : آموزش بکاپ گرفتن از پیامک در اندروید
    bltزومیت : آموزش بکاپ گرفتن از پیامک در اندروید
    bltزومیت : ساعات کاری بیشتر به کیفیت کاری بیشتر نمی انجامد
    bltزومیت : آموزش بازاریابی دیجیتال، بخش اول: ضرورت، ابزارها و تاکتیک ها
    bltزومیت : معرفی برترین ابزار ویرایش فایل های PDF
    bltآی تابناک : نسخه باز طراحی شده جی میل عرضه شد
    bltکلیک : نسخه باز طراحی شده جی میل عرضه شد؛ پشتیبانی از حالت «محرمانه»
    bltزومیت : جیمیل جدید با رابط کاربری مدرن و ویژگی های دیگر منتشر شد
    bltشفا آنلاین : روحيه بهتردر محل کار با اين روشها
    bltتک فارس : سيستم عامل اپل در گذر زمان
    bltخرداد نیوز : معرفی 7 راهبرد برای بهینه سازی سلامت ذهنی کارآفرینان
    bltزومیت : یادگیری ماشین چگونه بازاریابی را بهبود می دهد
    bltزومیت : با نوا 3e هواوي و مهم ترين ويژگي هاي آن آشنا شويد
    bltسایت جماران : حمايت از کالاي ايراني در گرو بازاريابي خارجي است
    bltمیزان : چهار روش براي بهبود مديريت ايميل
    bltزومیت : اسنپ اپليکيشن جذب راننده معرفي کرد
    bltخبرگزاری دانشجو : اسنپ از اپليکيشن جديد خود در حوزه جذب راننده رونمايي کرد
    پستهای شبکه های اجتماعی مرتبط




     |  درباره ما |  ارتباط با ما |  تبلیغات |  آخرین پستها |  تیتراخبار |  خبرگزاریها |  صفحه اصلی | 

    مخبر جامعترین و بزرگترین سایت جمع آوری اخبار ایران می باشد که توسط موتور هوشمند جمع آوری و پیش پردازش اخبار هزاران فید خبری را جمع آوری نموده و در اختیار مخاطبان قرار می دهد.
    مخبر هیچگونه مسئولیتی در قبال محتوای منتشر شده نخواهد داشت.